Polityka prywatności

Polityka prywatności serwisu ibhik.pl

Ostatnia aktualizacja: 01 czerwca 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Instytut Badań Historycznych i Krajoznawczych Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Koninie, al. 1 Maja 4/27, 62-510 Konin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000073826, NIP 6652349849, REGON 311070273, zwana dalej „Administratorem”.

Adres korespondencyjny: ul. Kaszubska 4, 50-214 Wrocław.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

• pocztą elektroniczną: zgloszenia@ibhik.pl;
• listownie na adres korespondencyjny Administratora.

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego ibhik.pl, zwanego dalej „Serwisem”, w tym ze sklepu internetowego, konta klienta, prenumeraty, newslettera, formularzy oraz wydarzeń i konkursów organizowanych lub współorganizowanych przez Administratora.

2. Korzystanie z Serwisu

Przeglądanie publicznie dostępnych treści Serwisu nie wymaga założenia konta ani podania danych w formularzu. W związku z korzystaniem z Serwisu mogą być jednak automatycznie zapisywane dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas połączenia, rodzaj urządzenia, system operacyjny, rodzaj przeglądarki oraz informacje o aktywności w Serwisie.

Dane techniczne są przetwarzane w celu:

• zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu;
• prowadzenia diagnostyki i usuwania błędów;
• zapobiegania nadużyciom i naruszeniom bezpieczeństwa;
• prowadzenia statystyk i analiz, jeżeli wymagane zgody zostały udzielone.

Podstawą przetwarzania danych niezbędnych do zapewnienia działania i bezpieczeństwa Serwisu jest prawnie uzasadniony interes Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane wykorzystywane do celów analitycznych lub marketingowych za pomocą opcjonalnych plików cookies są przetwarzane po uzyskaniu wymaganej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwymi przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.

3. Konto użytkownika

Założenie konta w Serwisie jest dobrowolne. W celu utworzenia i prowadzenia konta możemy przetwarzać dane podane podczas rejestracji, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, dane adresowe, numer telefonu, hasło zapisane w postaci zabezpieczonej oraz informacje o zamówieniach i prenumeratach przypisanych do konta.

Dane są przetwarzane w celu utworzenia i obsługi konta na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli w celu wykonania umowy o świadczenie usługi prowadzenia konta.

Dane związane z kontem przechowujemy przez okres jego prowadzenia. Po usunięciu konta dane mogą być nadal przechowywane, jeżeli jest to konieczne do wykonania obowiązków prawnych Administratora albo ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

4. Zamówienia i prenumeraty

W związku ze składaniem i realizacją zamówień, w tym zamówień na prenumeratę, możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• adres rozliczeniowy i adres dostawy;
• nazwę firmy i NIP, jeżeli są potrzebne do wystawienia faktury;
• informacje o zamówieniu, płatności, dostawie i prenumeracie;
• korespondencję dotyczącą zamówienia, reklamacji, zwrotu lub odstąpienia od umowy.

Dane są przetwarzane:

• w celu przyjęcia i wykonania zamówienia lub prenumeraty, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• w celu obsługi reklamacji, zwrotów, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz zabezpieczenia dokumentacji dotyczącej wykonania umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Niepodanie tych danych uniemożliwi realizację zamówienia. Zgoda na przetwarzanie danych nie jest podstawą realizacji zamówienia i nie jest w tym celu wymagana.

Dane mogą być przekazywane podmiotom uczestniczącym w realizacji zamówienia, w szczególności:

• operatorom pocztowym i firmom kurierskim;
• operatorom płatności, w tym Autopay S.A.;
• bankom;
• dostawcom hostingu, oprogramowania sklepu i usług informatycznych;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub archiwizacyjne;
• innym podmiotom, jeżeli przekazanie danych jest niezbędne do wykonania zamówionej usługi.

Każdy odbiorca otrzymuje dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego zadania. Dane mogą być również udostępnione uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa.

Dane związane z realizacją umowy przechowujemy przez okres jej wykonywania, a następnie:

• dokumentację podatkową i księgową przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku;
• dane potrzebne do obsługi roszczeń do czasu ich przedawnienia;
• pozostałe dane do czasu ustania celu ich przetwarzania.

5. Wiadomości związane z zamówieniem

Niezależnie od zgody marketingowej możemy przesyłać wiadomości niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, w szczególności potwierdzenie utworzenia konta, przyjęcia zamówienia i płatności, informacje o wysyłce, realizacji prenumeraty, zmianach mających wpływ na realizowaną usługę, reklamacjach lub zwrotach.

Wiadomości te nie służą promowaniu produktów lub usług i są wysyłane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO. Brak zgody marketingowej albo jej wycofanie nie wyłącza wiadomości niezbędnych do obsługi zawartej umowy.

6. Marketing, newsletter i przypomnienia o końcu prenumeraty

Jeżeli użytkownik wyrazi dobrowolną zgodę marketingową, możemy wykorzystywać jego adres e-mail do przesyłania informacji handlowych i marketingowych dotyczących działalności Administratora, w szczególności:

• nowych numerów i prenumeraty czasopism „Archeologia Żywa” i „Odkrywca”;
• książek, produktów, ofert i promocji dostępnych w sklepie;
• wydarzeń, konferencji, konkursów oraz innych inicjatyw Administratora;
• przypomnień o zbliżającym się końcu prenumeraty;
• innych informacji związanych z działalnością wydawniczą i popularyzatorską Administratora.

Podstawą przetwarzania danych w tym celu jest zgoda użytkownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Przesyłanie informacji handlowych i marketingowych za pomocą poczty elektronicznej odbywa się na podstawie zgody wymaganej przez art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Wyrażenie zgody marketingowej:

• jest dobrowolne;
• nie jest warunkiem złożenia lub realizacji zamówienia, założenia konta ani korzystania z prenumeraty;
• może zostać w każdej chwili wycofane bez podawania przyczyny.

Zgodę można wycofać:

• za pomocą odnośnika umieszczonego w wiadomości;
• w ustawieniach konta użytkownika w Serwisie;
• wysyłając wiadomość na adres zgloszenia@ibhik.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem. Dane wykorzystywane do marketingu na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania, a informacje pozwalające wykazać fakt udzielenia lub wycofania zgody możemy przechowywać przez okres niezbędny do obrony przed roszczeniami lub wykazania zgodności działań Administratora z prawem.

Do technicznej obsługi wysyłki newslettera możemy korzystać z usługi Mailchimp świadczonej przez podmioty z grupy Intuit. W związku z korzystaniem z tej usługi dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych. Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce prywatności Intuit oraz Warunkach korzystania z Mailchimp.

7. Kontakt z Administratorem

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Administratorem pocztą elektroniczną, telefonicznie, listownie albo za pomocą formularza, możemy przetwarzać dane podane w wiadomości oraz dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi.

Podstawą przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli udzielenie odpowiedzi jest związane z obowiązkiem prawnym;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji, udzielaniu odpowiedzi i ochronie przed roszczeniami.

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub przez okres wymagany przepisami prawa.

8. Wydarzenia, konferencje i konkursy

W związku z organizacją lub współorganizacją wydarzeń, konferencji, konkursów i podobnych inicjatyw możemy przetwarzać dane podane w formularzu zgłoszeniowym, w szczególności imię i nazwisko, dane kontaktowe, afiliację, informacje związane z uczestnictwem oraz dane niezbędne do rozliczenia płatności lub objęcia uczestnika ubezpieczeniem.

Dane są przetwarzane:

• w celu przyjęcia zgłoszenia i organizacji udziału, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• w celu wykonania obowiązków prawnych, w tym podatkowych i księgowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• w celu zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi organizacyjnej i ochrony przed roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• w innych celach na podstawie zgody, jeżeli użytkownik zostanie poproszony o jej udzielenie.

Jeżeli jest to niezbędne do organizacji wydarzenia, dane mogą zostać przekazane współorganizatorom, dostawcom usług technicznych, obiektom, w których odbywa się wydarzenie, operatorom płatności lub zakładom ubezpieczeń. Zakres przekazywanych danych jest ograniczony do informacji niezbędnych do realizacji określonego zadania.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych w ramach konkretnego wydarzenia lub konkursu mogą zostać wskazane w jego regulaminie albo formularzu zgłoszeniowym.

9. Umowy autorskie i współpraca

W związku z zawieraniem i wykonywaniem umów autorskich oraz innych umów dotyczących współpracy możemy przetwarzać dane identyfikacyjne, kontaktowe, rozliczeniowe, podatkowe, bankowe oraz informacje dotyczące przedmiotu umowy.

Dane są przetwarzane w celu:

• zawarcia i wykonania umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wykonania obowiązków prawnych, podatkowych i księgowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane przechowujemy przez okres wykonywania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów podatkowych, księgowych, przepisów dotyczących praw autorskich oraz terminów przedawnienia roszczeń.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Są to informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego podczas korzystania z Serwisu.

W Serwisie mogą być wykorzystywane następujące rodzaje plików cookies:

• niezbędne, potrzebne do prawidłowego działania Serwisu, utrzymania sesji, logowania, obsługi koszyka, płatności, formularzy, ustawień prywatności i bezpieczeństwa;
• funkcjonalne, umożliwiające zapamiętanie wybranych ustawień;
• analityczne, służące do pomiaru odwiedzin i sposobu korzystania z Serwisu;
• marketingowe, służące do pomiaru skuteczności reklam oraz dostosowywania treści reklamowych.

Pliki cookies niezbędne są wykorzystywane bez dodatkowej zgody, ponieważ są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika albo zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu. Pozostałe pliki cookies są wykorzystywane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę za pomocą ustawień cookies dostępnych w Serwisie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Serwis może korzystać z usług podmiotów trzecich, które wykorzystują własne pliki cookies lub podobne technologie, w szczególności:

• Google Analytics lub innych usług Google;
• usług Meta, w tym Facebooka;
• YouTube;
• Autopay S.A.;
• dostawców oprogramowania sklepu, hostingu i narzędzi bezpieczeństwa.

Aktualna lista używanych plików cookies, ich dostawców, celów oraz okresów działania powinna być dostępna w panelu ustawień cookies w Serwisie.

Korzystanie z usług niektórych dostawców może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.

Ustawienia przeglądarki pozwalają również ograniczyć lub usunąć pliki cookies. Zablokowanie plików niezbędnych może jednak spowodować nieprawidłowe działanie Serwisu.

Jak kontrolować pliki cookies w przeglądarce?

Użytkownik może zarządzać plikami cookies również za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Szczegółowe informacje dotyczące zmiany ustawień oraz usuwania plików cookies są dostępne na stronach pomocy poszczególnych przeglądarek:

• Google Chrome;
• Mozilla Firefox;
• Microsoft Edge;
• Opera;
• Safari.

Informacje o zarządzaniu plikami cookies w najczęściej używanych przeglądarkach można znaleźć również na stronie All About Cookies. Należy pamiętać, że wyłączenie niektórych plików cookies może ograniczyć dostępność lub poprawne działanie części funkcji Serwisu.

11. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane dotyczące aktywności w Serwisie mogą być analizowane w sposób zautomatyzowany w celach statystycznych, analitycznych lub dopasowania treści, jeżeli użytkownik wyraził zgodę wymaganą dla wykorzystywania odpowiednich plików cookies lub narzędzi.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

12. Odbiorcy danych

W zależności od celu przetwarzania dane osobowe mogą być przekazywane:

• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, systemów informatycznych i obsługi technicznej;
• operatorom sklepu internetowego, płatności, usług pocztowych i kurierskich;
• dostawcom usług newsletterowych, analitycznych i marketingowych;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, archiwizacyjne i ubezpieczeniowe;
• współorganizatorom wydarzeń i konkursów, jeżeli jest to niezbędne;
• organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i mogą przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.

13. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych zależy od celu i podstawy prawnej ich przetwarzania:

• dane związane z kontem przechowujemy przez okres jego prowadzenia, z zastrzeżeniem danych, które muszą być zachowane z innych przyczyn;
• dane potrzebne do wykonania umowy przechowujemy przez okres jej wykonywania;
• dokumentację podatkową i księgową przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa;
• dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przechowujemy do czasu ich przedawnienia;
• dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania albo wcześniejszego ustania celu przetwarzania;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu przechowujemy do czasu ustania tego interesu albo skutecznego wniesienia sprzeciwu;
• korespondencję przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do ochrony przed roszczeniami;
• logi techniczne przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i ochrony przed nadużyciami.

Wycofanie zgody, usunięcie konta lub złożenie żądania usunięcia danych nie powoduje usunięcia informacji, które Administrator ma obowiązek albo prawo nadal przechowywać na innej podstawie prawnej.

14. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje, w przypadkach określonych w RODO, prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu danych oraz dostępu do danych;
• sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie dotyczące realizacji praw można przesłać na adres zgloszenia@ibhik.pl albo listownie na adres korespondencyjny Administratora. Przed realizacją żądania Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Administrator może odmówić usunięcia danych w zakresie, w jakim ich dalsze przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Skargę można wnieść do: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stanisława Moniuszki 1A 00-014 Warszawa

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed utratą, zniszczeniem, zmianą, ujawnieniem lub dostępem osób nieuprawnionych. Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia SSL/TLS.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest on niezbędny do wykonywania powierzonych zadań.

16. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu usług, sposobu działania Serwisu lub wykorzystywanych dostawców.

Data ostatniej aktualizacji jest wskazana na początku dokumentu. Jeżeli zmiana będzie istotnie wpływać na sposób przetwarzania danych, użytkownicy zostaną o niej poinformowani w odpowiedni sposób.